Bina Sarana Informatika

Tugas Rumah Pertemuan 1 : Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi

Buatlah metodologi manajemen proyek disertai penjelasannya

1. Metodologi The Traditional Approach

2. Metodologi Rational Unifed Process

3. Metodologi Critical Chain

Jawaban : :

1. Metodologi The Traditional Approach

Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle. Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan Klasik adalah sebagai berikut :

Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalammengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan Pengembangan Sistem Informasi pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut.

2. Metodologi Rational Unifed Process

RUP, singkatan dari Rational Unified Process, adalah suatu kerangka kerja proses pengembangan perangkat lunak iteratif yang dibuat oleh Rational Software, suatu divisi dari IBM sejak 2003. RUP bukanlah suatu proses tunggal dengan aturan yang konkrit, melainkan suatu kerangka proses yang dapat diadaptasi dan dimaksudkan untuk disesuaikan oleh organisasi pengembang dan tim proyek perangkat lunak yang akan memilih elemen proses sesuai dengan kebutuhan mereka.

RUP menggunakan konsep object oriented, dengan aktifitas yang berfokus pada pengembangan model dengan menggunakan Unified Model Language(UML). Melalui gambar dibawah dapat dilihat bahwa RUP memiliki, yaitu:

Dimensi pertamata gambarkan secara horizontal. Dimensi ini mewakili aspek-aspek dinamis dari pengembangan perangkat lunak. Aspek ini dijabarkan dalam tahapan pengembangan atau fase. Setiap fase akan memiliki suatu major milestoneyang menandakan akhir dari awal dari phase selanjutnya. Setiap phase dapat berdiri dari satu beberapa iterasi. Dimensi ini terdiri atas Inception, Elaboration, Construction, dan Transition.

Dimensi kedua digambarkan secara vertikal. Dimensi ini mewakili aspek-aspek statis dari proses pengembangan perangkat lunak yang dikelompokkan ke dalam beberapa disiplin. Proses pengembangan perangkat lunak yang dijelaskan kedalam beberapa disiplin terdiri dari empat elemen penting, yakni who is doing, what, howdan when.

Fase RUP

1. Inception/insepsi

a. Menentukan Ruang lingkup proyek

b. Membuat 'Business Case'

c. Menjawab pertanyaan 'apakah yang dikerjakan dapat menciptakan 'good business sense' sehingga proyek dapat dilanjutkan

2. Elaboration/elaborasi

a. Menganalisa berbagai persyaratan dan resiko

b. Menetapkan 'Base line'

c. Merencanakan fase berikutnya yaitu construction

3. Construction/kontruksi

a. Melakukan sederetan iterasi

b. Pada setiap iterasi akan melibatkan prose berikut : analisa desain, implementasi dan testing

4. Transition/Transisi

a. Membuat apa yang sudah dimodelkan menjadi suatu produk jadi

b. Dalam fase ini dilakukan:

· Beta dan performance testing

· Membuat dokumentasi tambahan seperti: training, user guide dan sales kit

· Membuat rencana peluncuran produk ke komunitas pengguna

3. Metodologi Critical Chain

Critical Chain Project Management (CCPM) adalah suatu metode penjadwalan baru yang dapat menjadi suatu alternatif baru sebagai solusi dari permasalahan tersebut. Sebenarnya CCPM tidak semata-mata melakukan penjadwalan proyek seperti yang dilakukan oleh CPM / PERT tetapi juga melakukan pendekatan manajemen. Semua ini bisa ditempuh dengan cara menghilangkan multitasking, student syndrome, parkinsons law serta memberi buffer di waktu akhir proyek. Penelitian ini bertujuan untuk menerapkan metode CCPM tersebut.

Contoh penerapan metodelogi ini bisa dilihat pada proyek The Grove Apartement, Retail and Mediawalk Jakarta yang tengah berjalan. Penjadwalan awal proyek menggunakan metode penjadwalan tradisional berupa gantt chart yang kemudian dibreakdown lebih detai ldan lengkap dengan hubungan antar aktivitasnya ke dalam bentuk CPM (Critical Path Method), dan kemudian akan dibandingkan dengan hasil dari penjadwalan CCPM yang telah menghilangkan multitasking, menghilangkan safety time pada tiap aktivitas dan memberi buffer dalam pengerjaannya. Selanjutnya perhitungan dengan metode penjadwalan CPM (Critical Path Method) dan CCPM (Critical Chain Project Management) akan dibandingkan menurut segi waktu dan segi biayanya. Dari hasil penelitian ini didapatkan durasi waktu dengan menggunakan metode penjadwalan CCPM adalah 304 hari. Sedangkan pada CPM didapatkan durasi 389 hari. Dari segi biaya, CCPM mampu menghemat biaya sedikitnya 2,1 milyar rupiah. Ini berarti metode penjadwalan CCPM lebih menguntungkan untuk diterapkan di proyek ini dari pada penjadwalan CPM.

Sumber :

Manajemen Proyek Sistem Informasi (Rudy Tantra) (22 Maret 2016) .
Rizani, Herman. 2015. Metodologi dalam Manajeman Proyek. Diambil dari:

Peranan Manajemen Proyek SI
(PMPSI – Tugas 2)

Ditulis pada 27 APRIL 2017 oleh Messy Safitri ( 12152138)

Idealnya sebuah proyek harus mampu memberikan optimasi sistem yang ada. Untuk itu diperlukan suatu manajemen proyek sistem informasi yang baik, terutama ditekankan pada:

Organisasi proyek harus tangguh, tahan terhadap gangguan-gangguan yang timbul, baik dari luar maupun dari dalam.
Analisa kebutuhan dan sumberdaya harus akurat, jangan sampai ada yang tidak dikenali. Toleransi yang ketat harus diberlakukan, mengingat ‘harga’ yang harus dibayar cukup tinggi bila proyek gagal.
Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah disusun dengan matang.
Pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan perkembangan jaman maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan terkait dengan proyek.

Jadi, apa yang dimaksud dgn manajemen proyek?

Manajemen proyek sistem informasi adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan tugas-tugas serta sumber daya yang dimiliki untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktor-faktornya, terutama waktu dan biaya.

Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatan sistem informasi dari awal hingga akhir ialah Proyek Manajer. Dimana proyek manajer inilah yang bertanggung jawab dan mengatur segala sesuatu tentang proyek yang dikerjakan. Seperti: mencari proyek, melakukan estimasi waktu dan biaya, memilih karyawan, dll.

Terdapat 4 dimensi pada pembuatan Sistem Informasi:

Manusia, ialah orang yang mengerjakan atau membuat sistem informasi. Mulai dari proyek manajer, hingga programmer.
Proses, tahap-tahap dimana proyek sistem informasi ini dikerjakan. Pada dimensi inilah dibutuhkan keterampilan seorang proyek manajer untuk mengatur segala sesuatunya agar sesuai dengan tujuan.
Produk, ialah hasil dari proyek yang dikerjakan. Dalam hal ini sistem informasi.
Teknologi, sesuatu yang terdapat pada produk. Hal ini dapat berkaitan dengan mutu atau kualitas dari sebuah proyek.

Secara sederhana, manajemen proyek sistem informasi bisa disusun dengan menjawab pertanyaan sbb:

Apakah yang harus dikerjakan?
Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada?
Sampai kapan waktu yang tersedia?
Bagaimana pembiayaannya?
Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai? Atau bahkan gagal?

Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa dipilah menjadi beberapa fase proses, yaitu:

Perencanaan dan penyusunan jadwal.

Adalah tahapan paling penting karena didalamnya terdapat proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan hubungannya dengan tugas-tugas lainnya.

Pengelolaan perubahan.

Selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada.

Publikasi informasi proyek.

Beberapa Faktor yang mempengaruhi project management :

A. Struktur organisasi

Suatu proyek biasanya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar. Struktur organisasi dari suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu proyek, karena tugas dan tanggung jawab dari anggota proyek dalam struktur organisasi yang berbeda adalah tidak sama.

Saat ini terdapat beberapa tipe struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan, diantaranya adalah :

Fungsional, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya diketuai oleh seorang manager fungsional yang anggotanya dapat diambil dari staf manager fungsional lainnya.
Matrix, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya terdiri dari staf-staf dari beberapa manager fungsional yang berbeda dan dipimpin oleh salah seorang staff tersebut.
Projectized, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh project manager yang langsung membawahi staf-staf yang menangani langsung suatu proyek.

B. General manager skill

Aspek ini sangat berpengaruh terhadap proyek karena kelangsungan dari proyek sangat tergantung dari skill manajer proyek untuk menangani aspek finansial, perencanaan, organisational dan aspek lainnya secara sinergis dan berkesinambungan.

Beberapa contoh management skill yang harus dimiliki oleh pemimpin proyek adalah:

Kepemimpinan
Komunikasi
Negosiasi
Pemecahan masalah
Mempengaruhi organisasi
Pemersatu
Pengambil keputusan

C. Pengaruh sosioekonomi

Faktor ini lebih tergantung kepada faktor eksternal organisasi karena dipengaruhi oleh pihak ketiga yang tidak dapat dikontrol oleh pelaksana proyek. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah:

Standard dan regulasi yang berlaku
Globalisasi
Pengaruh budaya
Kondisi perekonomian
Stabilitas politik

Project Management Process

Proyek yang sukses ?

Pengalokasi waktu yang baik

Perencanaan & penggunaan dana

Kesesuaian performance yang diharapkan.

Dapat diterima oleh customer / user

Dengan sedikit atau dengan perubahan yang sama-sama disetujui

Tanpa gangguan thd pekerjaan utama

Tanpa ada perubahan kebijakan manajemen.

Sukses sebuah proyek bisa dicapai bila mengatasi beberapa masalah sbb :

Kompleksitas proyek

Permintaan customer yang khusus

Munculnya perubahan organisasi

Resiko proyek

Perubahan teknologi

Perencanaan kedepan khususnya berkaitan dengan harga

Sumber :

http://ocw.stikom.edu/course/download/2012/10/Manajemen-PSI-02-Proyek-dan-Manajemen-Proyek.pdf

http://yashintaa.blogspot.co.id/2013/08/proyek-sistem-informasi-manajemen.html

https://www.e-education.psu.edu/geog584/l2_p5.html

9 Konwledge Area (PMPSI – Tugas 3)

Ditulis pada 27 APRIL 2017 oleh : Messy Safitri ( 12152138)

SCOPE MANAGEMENT

Merupakan Proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan dan memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal-hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak.

Ada 6 tahap dalam scope management yaitu :

Plan Scope Management, Proses menciptakan rencana ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.
Collect Requirement, Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek.
Define Scope, Proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk.
Create WBS (Work Breakdown Structure), Penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.
Validate Scope, Tahap dimana final project diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.
Control Scope, Proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya.

TIME MANAGEMENT

Merupakan suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, dan efisien tidak lain mengandung makna pengurangan waktu yang ditentukan.

Ada 7 tahap dalam time management yaitu :

Plan Schedule Management, Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk merencanakan, membangun, mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek.
Define Activities, Suatu proses mengidentifikasi dan menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu penyelesaian proyek secara terperinci, lengkap dan jelas.
Sequence Activities, Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan suatu proyek.
Estimate Activity Resources, Proses untuk memperkirakan jenis dan jumlah bahan (material), sumber daya manusia, peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas.
Estimate Activity Duration, Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumber daya.
Develop Schedule, Untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek.
Control Schedule, Untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

COST MANAGEMENT

Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya.

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

QUALITY MANAGEMENT

Merupakan proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

Plan Quality, Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut.
Perform Quality Control, Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.
Perform Quality Assurance, Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan.

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Project Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek) adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Manajemen SDM dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional.

Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

Plan Human Resource Management, Mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek.
Acquire Project Team, Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.
Develop Project Team, Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.
Manage Project Team, Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

COMMUNICATION MANAGEMENT

Merupakan sebuah proses pengembangan pendekatan yang paling sesuai dalam komunikasi di sebuah proyek dengan didasari pada kebutuhan informasi masing-masing stakeholder dan informasi serta asset-aset organisasi yang tersedia.

Project Communication Management memiliki 3 bagian utama yaitu:

Plan Communication Management, Proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi berdasarkan kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan aset organisasi yang tersedia.
Manage Communication, Proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan dan penempatan dari informasi proyek berdasarkan communication management plan.
Control Communication, proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.

RISK MANAGEMENT

Merupakan suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumber daya.

PROCUREMENT MANAGEMENT

Merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek.

Ada 4 proses dalam procurement management yaitu :

Plan Procurement, Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
Conduct Procurement, proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak.
Control Procurement, Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.
Close Procurement, Proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan. Mendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.

PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan.

Project Integration Management terdiri dari:

Develop Project Charter, Dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah proyek.
Develop Project Management Plan, Dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek.
Direct and manage Project Work, Proses menjalankan pekerjaan yang telah didefinisikan dalam project management plan dalam rangka memenuhi tujuan dari proyek.
Monitor and Control Project Work, Suatu tindakan yang saling timbal balik jadi saat kita melakukan tugas monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugas controling terhadap proyek yang sedang kita jalankan.
Perform Integrated Change Control, Proses meninjau kembali semua permintaan perubahan yang terjadi dalam keputusan di dalam sebuah proyek seperti dalam organizational process asset dan project management plan.
Close Project or Phase, Proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan.